Segue le attività relative alla tenuta del Protocollo Generale per i documenti prodotti e acquisiti dall'Amministrazione, nonché la registrazione, nello stesso sistema, dell'iter dei documenti tra i diversi uffici e servizi.
Gestisce l'Archivio di Deposito e Storico del Comune.
Tratta la corrispondenza all'interno e all'esterno dell'apparato comunale. Si occupa del trasferimento dei documenti tra i vari Settori dell'Ente.
L'Unità si articola in:
- Protocollo Generale
- Gestione corrispondenza e documenti
- Archivio di Deposito e Storico
- Archivi decentrati di Settore
- Spedizioni
Protocollo Generale
- Cura la protocollazione dei documenti di competenza, nonché la ricerca delle informazioni.
- Coordina, in raccordo con i Settori interessati, la diffusione del sistema automatizzato di protocollazione nei diversi servizi, provvedendo all'abilitazione di utenti ed uffici. Svolge attività di formazione dei nuovi operatori, garantendo il supporto tecnico - metodologico a tutti gli uffici sulle procedure di protocollazione e archiviazione.
- Assicura l'attività di sportello al pubblico per il ricevimento di istanze da inoltrare ai Settori di competenza.
- Garantisce la corretta assegnazione alle Unità organizzative della corrispondenza (proveniente dall'esterno e dall'interno) e dei documenti, compresa la gestione dell'iter informatizzato.
Spedizioni
- Garantisce la gestione della corrispondenza interna tra i Servizi e quella in uscita dall'Ente.
- Cura la contabilizzazione delle spese postali.
- Predispone il materiale documentario, relativo ai lavori del Consiglio comunale, da notificare ai Consiglieri per l'inoltro all'Unità Notificazioni Atti.
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